Melhores ferramentas de automação para escritório contábil

O uso das ferramentas de automação para escritório contábil tem se tornado frequente na rotina dos contadores que desejam se destacar da concorrência.

Isso não poderia ser diferente, pois elas oferecem mais agilidade e praticidade aos processos burocráticos.

Assim, o dia a dia repleto de muitas tarefas burocráticas – por causa da gestão fiscal de várias empresas – passam a ser mais tranquilas para o contador.

Mas isso não é tudo, essas ferramentas são acessíveis e se adaptam a qualquer tipo de escritório.

Se você também deseja todas essas vantagens, mas não sabe onde encontrar ou por onde começar, confira a nossa lista com as melhores ferramentas!

Vantagens das ferramentas de automação no escritório contábil

Como mencionamos anteriormente, a utilização de ferramentas de automação pode aumentar a produtividade do seu escritório contábil. Mas as vantagens não se limitam a isso.

Confira abaixo como a implantação dessas inovações tecnológicas podem melhorar sua atuação profissional:

• O ambiente fica mais limpo e organizado, visto que muitos papéis que eram utilizados são eliminados;
• É possível verificar todas as tarefas que o escritório tem para fazer e o que cada colaborador está fazendo em tempo real;
• É possível mensurar a produtividade de cada colaborador ou setor;
• A visão macro das atividades do escritório permite relacionar por prioridades as atividades onde as mais importantes são as primeiras a serem feitas e as menos decisivas são deixadas para mais tarde.

Melhores ferramentas de automação

Diante de tantos benefícios, fica mais simples entender por que os contadores têm cada vez mais investido nessas ferramentas.

Confira abaixo quais são as melhores opções que existem no mercado:

Conferência de SPED

O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) foi uma novidade que modificou completamente a realidade do escritório contábil de muitos profissionais.

Mas, até hoje, é possível encontrar quem cometa erros ou tenha dificuldades no momento de prestar contas ao Fisco.

A ferramenta ideal para ajudar nesse caso é a “Conferência de SPED”. O programa permite que a conferência das informações fiscais seja realizada de forma simples.

Fazendo o cruzamento dos novos dados com aqueles que já estão em posse do Fisco. Todo o procedimento é realizado por meio das chaves de acesso ou arquivos TXT, CSV ou SPED.

+Busca

Ao fazer a gestão das NF-es dos seus clientes, é possível que, em algum momento, você tenha tantos arquivos que ficará difícil encontrar um registro eletrônico específico.

Não seria muito mais eficiente se houvesse uma ferramenta capaz de localizar facilmente o documento fiscal necessário em seu banco de dados? Pois ela existe!

O +Busca é um aplicativo que tem exatamente essa proposta. Ela permite uma pesquisa facilitada de documentos fiscais através da utilização de diversos filtros:

• notas autorizadas;
• não-autorizadas;
• inutilizadas;
• arquivadas;
• canceladas;
• fora do prazo;
• com ou sem manifestação;
• com ou sem Carta de Correção eletrônica (CCe)

Upload e Download Automático de XMLs

Esse programa consegue incluir automaticamente todos os arquivos XML (formato padrão da NF-e) em uma pasta local do seu computador. Dessa forma, é possível facilitar a integração desses documentos em qualquer outro software de gestão corporativa.

Muitos dizem que o Download automático de XMLs é como um tipo de “Dropbox para notas fiscais”.

Isso porque, ele mantém conexão constante com um servidor remoto e baixa instantaneamente uma nova NF-e emitida e a coloca em um diretório previamente configurado.

Controle de Devolução de NF-e

Outra ferramenta muito útil para qualquer escritório contábil é o “Controle de Devolução de NF-e”. Afinal, lidar com notas fiscais canceladas, com a devolução de um XML por parte do cliente é algo que pode dar muitas dores de cabeça e causar inúmeras complicações.

Além disso, ainda é possível criar relatórios completos e exportá-los para o programa Excel, no formato XLS. Assim, você ganha mais flexibilidade para manipular os dados.

Operações em lote

Este software, como o próprio nome já explica, permite fazer operações em lote de chaves de acesso com as notas fiscais eletrônicas. Isso significa que você poderá manipular várias NF-es de uma só vez.

Isso sem precisar realizar o mesmo procedimento com cada uma delas separadamente.

Assim, seu escritório contábil estará muito mais automatizado e o tempo dessa tarefa repetitiva será drasticamente reduzido.

E-mails automáticos

O “E-mail Automático – Nfe Recebida” e o “E-mail Automático – Nfe Emitida” são dois softwares perfeitos para automatizar tanto o envio quanto o arquivamento manual de notas fiscais eletrônicas.

Cada vez que uma NFe é emitida no Arquivei, o documento é automaticamente enviado para o seu cliente ou fornecedor, através do CNPJ do mesmo.

Já quando a nota é recebida, o armazenamento dos arquivos XML é feito automaticamente também.

Agora que você já conhece todas essas ferramentas de automação para melhorar a gestão do seu escritório contábil, não deixe de analisar como elas podem ser úteis e quais devem ser implantadas imediatamente no ambiente de trabalho.

Afinal, estamos falando de conseguir mais clientes e, consequentemente, aumentar seus negócios. Forte abraço!